瑞常认识到档案对于国家治理和历史研究的重要价值。在他任职的多个部门中，都注重档案的收集、整理和保存工作。在翰林院时，他主持对历代典籍、文献以及本朝翰林院相关档案进行了系统的梳理和编目。他组织人员对散落的文献资料进行收集，按照经、史、子、集等类别进行分类整理，并详细记录每一份档案的来源、内容概要等信息，形成了完善的档案目录体系，方便了学者和官员查阅使用，为文化传承和学术研究提供了丰富的资料。

    在礼部任职期间，瑞常对礼部所掌管的礼仪、祭祀等方面的档案进行了规范化管理。他制定了严格的档案管理制度，规定了档案的记录格式、存储方式以及借阅流程。例如，对于重大祭祀活动的档案，要求详细记录祭祀的时间、地点、参与人员、仪式流程以及相关的祭文等内容。档案存储采用专门的库房，按照年份和类别进行有序排列，并安排专人负责保管。借阅档案需经过严格的审批程序，以确保档案的安全和完整性。这些规范化的管理措施，提高了礼部档案的管理效率和质量，为朝廷礼仪制度的传承和执行提供了可靠的依据。

    当瑞常进入吏部工作后，他又对吏部的官员档案管理进行了改革。他强调官员档案内容的全面性和准确性，除了记录官员的基本信息、科举出身、任职经历外，还增加了对官员政绩、考核评价等方面的详细记录。通过完善官员档案，为吏部选拔、考核官员提供了更全面、客观的依据。例如，在官员晋升时，吏部可以通过查阅档案，全面了解官员在不同职位上的表现，从而做出更合理的决策。同时，瑞常还推动了吏部档案管理的信息化尝试，他建议采用一些简单的索引工具和记录方式，方便快速查找和统计官员档案信息，提高了吏部的工作效率。

    此外，瑞常还积极倡导档案的利用和开发。他认为档案不仅是历史的记录，更是为当前政务决策提供参考的重要资源。在讨论一些政策制定和改革措施时，他经常组织官员查阅相关档案，借鉴历史经验教训。他还鼓励学者对档案进行研究，以推动历史研究的发展。瑞常对晚清档案管理制度在不同部门的发展和完善，为晚清政务的有序开展、历史文化的传承以及学术研究的推进都起到了积极的作用，其贡献在晚清档案管理史上留下了浓墨重彩的一笔。