小李听了，眼睛顿时一亮，紧接着用力点头说道：“这个办法好啊！与此同时，我们可以安排一批沟通能力强、耐心细致的专人，主动与居民取得联系。不仅要以清晰明了的方式告知他们缺失的资料，还要设身处地为他们着想，为他们提供必要的指导和帮助，协助他们尽快补齐。在沟通时，一定要注重方式方法，多站在居民的角度思考问题，让他们切实感受到我们的诚意和关心。比如说，对于年纪较大的居民，考虑到他们可能对电子设备操作不熟悉，我们可以安排工作人员上门沟通，耐心地用通俗易懂的语言为他们解释办证流程和所需资料。不仅要告诉他们缺少哪些资料，还要指导他们如何准备这些资料，甚至可以帮助他们整理相关文件。对于工作忙碌的居民，我们可以提供多样化的线上渠道，如微信公众号、手机 APP 等，方便他们随时咨询和提交资料。同时，我们要安排专人及时回复居民的咨询，确保他们在第一时间得到准确的信息。这样双管齐下，定能大幅提高整体的办证效率。”
小周也连忙点头表示赞同，补充道：“没错，不仅如此，我们还得对现有的办证流程进行全面且深入的梳理。仔仔细细地审视每个环节，看看哪些地方存在繁琐冗余的情况，哪些环节可以进一步优化，从而最大程度地节省不必要的时间消耗。比如说，有些审批环节是否可以并行处理，而不是按部就班地依次进行。对于一些重复提交的资料，我们可以搭建一个共享数据库，实现信息的互联互通，避免居民和工作人员多次提交。同时，我们要对整个办证流程进行数字化改造，利用信息化技术提高办理效率。例如，通过开发办证管理系统，实现资料的在线提交、审核和审批，减少人工传递和处理的时间。只有这样，才能真正做到事半功倍。而且，我们要建立一个完善的流程优化反馈机制，方便及时调整不合理的地方。在每个环节都设置专门的反馈渠道，广泛收集工作人员和居民的意见，定期进行汇总分析，及时对流程进行改进优化。我们可以每月召开一次流程优化研讨会，邀请相关工作人员和居民代表参加，共同探讨流程中存在的问题和改进措施。”
科长一直认真聆听着大家的讨论，此时他微微点头，脸上露出肯定的神情，说道：“大家说得都很有道理，老张这一番话确实如醍醐灌顶，点醒了我们。事不宜迟，咱们就按照这个思路，立刻行动起来。小郑，你办事认真负责，心思缜密，就由你负责对房屋进行详细的分类统计，务必做到准确无误，每一个细节都不能放过。在分类过程中，要做好记录，为后续的办证工作提供详细的数据支持。小李，你沟通能力出色，亲和力强，安排人员与居民沟通资料补齐事宜就交给你了，一定要确保与居民的沟通顺畅无阻，及时解决他们的问题，同时全面收集他们的反馈。在与居民沟通时，要注意收集他们对办证工作的意见和建议，这有助于我们不断改进工作。小周，你对流程把控能力强，逻辑清晰，牵头梳理办证流程这一重任就落到你肩上了。在执行过程中，大家要是遇到任何问题，随时反馈，我们共同协商解决，务必争取尽快完成这批还迁房的办证工作，给居民们一个满意的答复。而且，我们要定期汇报进展，以便及时调整策略。对了，每个环节都要做好详细记录，这不仅有助于我们及时发现问题，也方便后续总结经验教训，为今后类似工作提供参考。另外，我们要注重团队协作，各个环节之间要加强沟通和配合，形成一个有机的整体，共同推进办证工作顺利进行。”众人纷纷神情严肃地点头，各自领命，随即带着坚定的决心，准备投入到这场紧张而艰巨的工作中。
这时，一直认真记录的小赵抬起头，眼神中透着思考，说道：“科长，我觉得我们还可以设立一个应急小组。在办证过程中，难免会遇到一些突发情况，比如系统故障、政策变动等。应急小组可